Entendendo os documentos fiscais

Os documentos fiscais utilizados no Brasil são registros formais que comprovam operações comerciais e transações financeiras, permitindo o controle tributário e a prestação de contas. Alguns dos principais documentos fiscais no país incluem:

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): Documento digital que registra a venda de produtos ou a prestação de serviços.
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): Semelhante à NF-e, mas específica para serviços.
Cupom Fiscal: Comprovante de venda impresso ou digital (a tecnologia utilizada é definida por cada estado), utilizado principalmente no varejo.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): Utilizado para documentar o transporte de mercadorias.
DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica): Acompanha a mercadoria durante o transporte e contém informações resumidas da NF-e.
Livro Fiscal: Registro físico ou eletrônico de todas as operações fiscais realizadas pela empresa.

Esses documentos têm o propósito de garantir a transparência nas transações comerciais, permitindo o acompanhamento e controle fiscal por parte das autoridades tributárias.

Alguns destes documentos, como o Cupom Fiscal, por possuírem uma regulamentação diferenciada em cada estado podem apresentar diferentes mudanças de acordo com o local da sua empresa.

A seguir você conhecerá mais a fundo sobre cada tipo de documento e como utilizá-lo:

CUPOM FISCAL ELETRÔNICO - CF-E-SAT

O equipamento SAT (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos) documenta, de forma eletrônica, as operações comerciais dos contribuintes varejistas do Estado de São Paulo, substituindo os equipamentos ECF (Emissor de Cupom Fiscal). O SAT gera e autentica os CF-e (Cupons Fiscais Eletrônicos) e os transmite automática e periodicamente, via internet, à SEFAZ (Secretaria da Fazenda).

O equipamento SAT apenas autentica o documento digital que é enviado para a SEFAZ. Para emissão da venda é necessário que você possua um SAT e uma impressora térmica (para impressão dos comprovantes) instalados em seu computador, além de possuir um sistema ERP compatível com os equipamentos.

Para habilitar o equipamento na sua empresa é necessário seguir alguns passos:

Sua empresa deve possuir um CNPJ e usuário/senha cadastrado no PFe (Posto Fiscal Eletrônico). Também é possível realizar a parametrização utilizando um Certificado Digital A1 ou A3 em nome da sua empresa;
Acessar o SGT-SAT (Sistema de Gestão e Retaguarda do SAT) utilizando o certificado digital da empresa, login/senha do PFe ou Certificado Digital da contabilidade (a mesma deve ser procuradora da empresa);
Realizar o procedimento de vinculação ao contribuinte;
Com o SAT instalado em seu computador, realizar o procedimento de ativação;
Após ativado, realizar o procedimento de associação à Software House do seu ERP.

O SAT também suporta ser utilizado de maneira compartilhada entre dois ou mais PDVs (ponto de venda), para isto é necessário verificar se seu ERP possui esta função.

Neste link você pode consultar especificações técnicas de cada equipamento SAT e das principais impressoras térmicas do mercado.

CUPOM FISCAL ELETRÔNICO - NFC-e

A NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica) foi criada para substituir a antiga nota fiscal de venda a consumidor (modelo 2) e os equipamentos ECF por uma tecnologia totalmente digital. Por meio dela sua empresa passa a emitir os cupons de venda diretamente para a Secretaria da Fazenda em tempo real, através da internet, utilizando seu Certificado Digital.

Este documento possuí abrangência nacional, porém cada estado fica responsável por como implanta-la, logo os processos podem variar. Para habilitar no Estado de São Paulo, por exemplo, é necessário:

Possuir um CNPJ e um Certificado Digital A1 ou A3 em nome da sua empresa;
Possuir um equipamento SAT vinculado a sua empresa, ativado e associado;
Acessar o portal da NFC-e do Estado de São Paulo;
Realizar o credenciamento da sua empresa em ambiente de produção (com validade jurídica) utilizando seu Certificado Digital;
Gerar o Código de Segurança CSC em ambiente de produção (com validade jurídica) utilizando seu Certificado Digital;
Configurar o ID e Código CSC no seu ERP.

Lembrando que para a utilização da NFC-e é necessário possuir um Certificado Digital vigente e conexão com a internet. A emissão também depende da disponibilidade do servidor da SEFAZ responsável pelo seu Estado. Neste Link você consegue consultar o servidor responsável por cada estado e sua disponibilidade.

NOTA FISCAL ELETRÔNICA - NF-E

A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) foi criada para substituir a antiga nota fiscal física (modelo 1-A). Este documento é utilizado para realizar a venda de mercadorias, principalmente, entre empresas.

Este documento é emitido através da internet em um arquivo chamado XML, que é transmitido diretamente para a SEFAZ. Ele também é acompanhado por um segundo documento denominado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) que, como seu próprio nome diz, é um documento auxiliar “simplificado” onde constam as principais informações da NF-e com layout amigável.

Para sua empresa utilizar este documento é necessário:

Possuir um CNPJ e um Certificado Digital A1 ou A3 em nome da sua empresa;
Possuir I.E. (Inscrição Estadual) ativa no Estado da sua empresa;
Estar credenciado para emissão junto a SEFAZ do seu estado;
Possuir um ERP para emissão.

Vale ressaltar que independente do regime tributário da sua empresa, todas as operações de venda de mercadoria de empresa para empresa necessitam da emissão de uma NFe (mesmo empresas enquadradas como MEI), além de algumas operações de venda de mercadoria para consumidor final.

NOTA FISCAL ELETRÔNICA - NFS-e

A NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) é um documento totalmente digital, utilizado quando há venda de serviço para um consumidor ou empresa. Ele é gerido pela RFB (Receita Federal do Brasil) em conjunto com os municípios brasileiros.

A transmissão deste documento é feita diretamente para o portal do município ao qual a empresa emitente pertence, seja via webservice (quando seu ERP envia os dados diretamente para o servidor da prefeitura) ou via arquivo (quando seu ERP gera um arquivo RPS/XML que deve ser enviado manualmente para o servidor da prefeitura).

Para emissão deste documento é necessário:

Possuir um CNPJ em nome da sua empresa;
Estar credenciado para emissão junto a prefeitura da cidade em que sua empresa se encontra.

Além do envio direto do documento via internet, dependendo do município, é possível realizar a geração de um documento RPS (Recibo Provisório de Serviço) que serve como comprovante provisório quando não há internet no local da empresa.

NOTA FISCAL ELETRÔNICA - CT-E

O CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) é o documento fiscal utilizado quando uma empresa de transportes precisa levar uma mercadoria de um município a outro (transporte intermunicipal e interestadual), seja por via rodoviária, ferroviário, hidroviário, aeroviário ou dutoviário.

Este documento é utilizado como forma de fiscalização da mercadoria que é transportada em território nacional. Sua emissão é responsabilidade da empresa que realizará o transporte . A não emissão deste documento pode acarretar em multas e até mesmo apreensão do veículo e mercadoria.

Conheça os passos para estar apto a emitir este tipo de documento:

Possuir um CNPJ e um Certificado Digital A1 ou A3 em nome da sua empresa;
Possuir I.E. ativa no Estado da sua empresa;
Em caso de transporte Rodoviário, estar inscrito no RNTRC (Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas;
Possuir sistema emissor do documento.

Não confunda, a emissão do CT-e só é obrigatória para:

Empresa transportadora de carga (ETC);
Cooperativas de transporte de carga (CTC);
Transportador autônomo de carga (TAC);
Escritório de contabilidade.

Para transporte de mercadoria própria não é necessário a emissão do documento CT-e. Você pode transitar com suas mercadorias possuindo a NF-e e o MDF-e.

NOTA FISCAL ELETRÔNICA - MDF-E

O MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônico) é outro documento fiscal utilizado para transporte de mercadorias, similar ao CT-e. Ele é necessário quando é preciso transportar várias cargas em um mesmo veículo, ou seja, o MDF-e pode englobar vários CT-e e NF-e dentro de um único documento que facilita a fiscalização do transporte.

O MDF-e é obrigatório ser emitido não apenas por transportadoras, como também por quem faz o transporte de carga própria. Além disso, também é obrigatório emitir o documento nos casos de:

Transbordo, redespacho ou subcontratação;
Substituição de veículo, motorista ou contêiner;
Inclusão de nova mercadoria ou documento fiscal.

Quando é realizado a emissão do MDF-e, também deve ser realizado a impressão do DAMDFE (Documento Auxiliar do Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônico). Este segundo documento é uma versão impressa e resumida das principais informações constantes no MDF-e. É o obrigatório que o motorista possua em mãos o DAMDFE durante todo o transporte das mercadorias.

Para emissão do MDF-e é necessário:

Possuir um CNPJ e um Certificado Digital A1 ou A3 em nome da sua empresa;
Possuir I.E. ativa no Estado da sua empresa;
Em caso de transporte Rodoviário, estar inscrito no RNTRC e possuir RCTR-C (Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Carga);
Possuir sistema emissor do documento.

Após a entrega da mercadoria é necessário realizar o processo de encerramento do MDF-e. Caso contrário o motorista e veículo utilizados no MDF-e não poderão ser anexados em outros documentos.