Passo a Passo para Emissão de Notas Fiscais Eletrônicas no Brasil

Conclusão

A emissão de Notas Fiscais Eletrônicas no Brasil é um processo detalhado e que requer atenção a vários pontos, desde o cadastro da empresa, obtenção do certificado digital, até o cumprimento das obrigações fiscais. Utilizar um sistema confiável e manter os dados atualizados são essenciais para garantir que o processo seja realizado de forma eficiente e sem erros.

Lembre-se de sempre estar atento às mudanças na legislação e, caso tenha dúvidas, consulte um contador especializado para garantir que está cumprindo todas as obrigações fiscais corretamente.

Imagem em arte ilustrativa de uma NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) em uma tela de computador

A emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) no Brasil é regulamentada pela Secretaria da Fazenda (SEF) de cada estado e pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Abaixo, explico um passo a passo completo e detalhado para emitir uma NF-e corretamente.

Passo 1: Certificado Digital

Antes de emitir uma nota fiscal eletrônica, é necessário ter um certificado digital para garantir a autenticidade e integridade das transações.

  1. Adquirir um Certificado Digital (e-CPF ou e-CNPJ):

    • O e-CPF é usado por pessoas físicas (empresários individuais, por exemplo).
    • O e-CNPJ é utilizado por empresas.
    • O certificado pode ser adquirido junto a uma Autoridade Certificadora (AC), como a Serasa, Certisign, ou outras.
  2. Instalar o Certificado Digital:

    • O certificado digital pode ser instalado em um dispositivo (cartão, token ou arquivo).
    • Realize a instalação do certificado no computador que será utilizado para emitir a NF-e.

Passo 2: Escolher um Sistema para Emissão de NF-e

Para emitir a NF-e, é necessário utilizar um software que seja integrado com a SEF (Secretaria da Fazenda). Você tem algumas opções:

  • Sistema próprio da empresa: caso tenha uma equipe de TI, pode ser desenvolvido um sistema para integração com a SEF.
  • Sistemas de terceiros (ERPs): Existem várias soluções no mercado, como Totvs, Bling, NFe.io, Tiny, entre outros, que facilitam o processo de emissão de NF-e.
  • Emissor gratuito da SEFAZ: Para empresas pequenas, a SEFAZ disponibiliza um programa de emissão gratuito.

Passo 3: Cadastro na SEF (Secretaria da Fazenda)

Antes de emitir a NF-e, a empresa precisa estar cadastrada e habilitada na SEFAZ.

  1. Obter o CNPJ:

    • O CNPJ deve estar ativo e regular.
    • Certifique-se de que todos os dados cadastrais da empresa estão corretos e atualizados.
  2. Habilitação para emissão de NF-e:

    • A empresa deve solicitar a habilitação para emitir NF-e no site da SEFAZ do seu estado.
    • Isso pode ser feito por meio do site da Secretaria da Fazenda do estado ou por meio do Dossiê de Credenciamento no portal da Receita Federal.
  3. Verificar a Inscrição Estadual (IE):

    • A Inscrição Estadual deve estar regular para que a empresa possa emitir NF-e.
    • Caso seja contribuinte do ICMS, é essencial que a Inscrição Estadual esteja vinculada ao seu CNPJ.

Passo 4: Preenchimento dos Dados da NF-e

Uma vez que o sistema de emissão esteja configurado e você tenha acesso, o próximo passo é preencher os dados da Nota Fiscal Eletrônica. A NF-e contém diversas informações obrigatórias:

  1. Dados do Emitente:

    • Razão Social, CNPJ, Inscrição Estadual, endereço completo, telefone e e-mail.
  2. Dados do Destinatário:

    • Razão Social, CNPJ ou CPF, Inscrição Estadual (se aplicável), endereço completo e outros dados de identificação.
  3. Natureza da Operação:

    • Defina a operação (venda, devolução, remessa, etc.). A natureza da operação vai impactar os impostos devidos e o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações).
  4. Itens da NF-e:

    • Detalhamento dos produtos ou serviços vendidos, com a descrição, código, quantidade, valor unitário, total, NCM (Código de Mercadorias), unidade de medida, entre outros.
  5. Impostos:

    • Informe os impostos aplicáveis, como ICMS, IPI, PIS, COFINS, etc. O sistema geralmente gera esses campos automaticamente, com base na configuração do produto e da operação.
  6. Forma de Pagamento:

    • Defina a forma de pagamento (à vista, a prazo, cartão de crédito, boleto, etc.).

Passo 5: Validação e Envio para SEF

Após preencher todos os campos da NF-e, o sistema realiza uma validação das informações. Esse processo verifica se todas as informações estão corretas e se atendem aos requisitos da SEFAZ.

  1. Validação:

    • O sistema verifica se os dados do CNPJ, Inscrição Estadual, código fiscal, valores e impostos estão corretos.
    • A validação pode ser feita automaticamente, caso o software de emissão seja confiável e esteja atualizado.
  2. Assinatura Digital:

    • O sistema assina digitalmente a NF-e com o certificado digital do emitente, garantindo a autenticidade da nota.
  3. Envio para a SEF:

    • Com a assinatura digital, a NF-e é enviada para a SEFAZ via web service.
    • O envio é feito de forma segura através de protocolos de comunicação definidos pelo SPED.

Passo 6: Recebimento do Protocolo de Autorização

Após o envio da NF-e para a SEF, a SEF realiza a validação do documento e, se tudo estiver correto, emite um Protocolo de Autorização, que comprova que a nota foi validada e autorizada.

  • Autorização: Quando a SEF autoriza a NF-e, você receberá o XML da NF-e e o Protocolo de Autorização. A autorização é um passo essencial para garantir a validade fiscal da nota.
  • Caso a SEF encontre problemas com a NF-e (como dados incorretos ou falta de informações), a nota será rejeitada e você receberá uma mensagem com os erros para correção.

Passo 7: Emissão do DANFE

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é a versão impressa da NF-e, que acompanha a mercadoria durante o transporte.

  1. Gerar o DANFE:

    • O DANFE contém um código QR que, ao ser escaneado, permite consultar a NF-e no site da SEF.
    • O DANFE não é o documento fiscal, mas serve como uma versão física da NF-e. Ele deve ser impresso e acompanhado da mercadoria.
  2. Impressão:

    • O DANFE deve ser impresso em papel comum (não é necessário ser em papel timbrado).
    • Para empresas que fazem transporte, o DANFE também precisa estar visível na embalagem.

Passo 8: Envio da NF-e para o Destinatário

Após a autorização da NF-e pela SEFAZ, o próximo passo é enviar a nota ao destinatário. Este envio pode ser feito:

  1. Por e-mail:

    • O XML da NF-e e o DANFE podem ser enviados por e-mail ao cliente.
    • É importante manter a comunicação e assegurar que o destinatário recebeu todos os documentos corretamente.
  2. Consulta e Download da NF-e:

    • O cliente pode acessar o portal da SEF para consultar a NF-e e obter uma cópia, caso seja necessário.

Passo 9: Armazenamento e Backup da NF-e

De acordo com a legislação, as empresas devem manter os arquivos XML da NF-e por, no mínimo, 5 anos. Portanto, é essencial:

  1. Armazenar os arquivos XML:
    • Guarde os arquivos digitais da NF-e em um local seguro e que seja de fácil acesso para possíveis auditorias fiscais.
  2. Backup:
    • Realize backups periódicos para garantir que os documentos não sejam perdidos.

Passo 10: Obrigações Acessórias

Além da emissão das NF-e, as empresas devem cumprir outras obrigações fiscais e acessórias relacionadas, como:

  1. Envio ao SPED:

    • Caso a empresa faça parte do regime de escrituração digital, será necessário enviar a NF-e ao SPED, através dos arquivos SPED Fiscal e SPED Contábil.
  2. Darf (Documento de Arrecadação):

    • Efetuar o pagamento dos tributos gerados pela operação, como ICMS, IPI, PIS, COFINS, entre outros.
  3. Declarações Fiscais:

    • Enviar declarações fiscais periódicas (DCTF, EFD, etc.) conforme a obrigação da empresa.

Conclusão

A emissão de Notas Fiscais Eletrônicas no Brasil é um processo detalhado e que requer atenção a vários pontos, desde o cadastro da empresa, obtenção do certificado digital, até o cumprimento das obrigações fiscais. Utilizar um sistema confiável e manter os dados atualizados são essenciais para garantir que o processo seja realizado de forma eficiente e sem erros.

Lembre-se de sempre estar atento às mudanças na legislação e, caso tenha dúvidas, consulte um contador especializado para garantir que está cumprindo todas as obrigações fiscais corretamente.

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